Как оформить в учете заправку транспорта организации по карточке третьего лица, не являющегося работником организации?

Доброе утро!Помогите советом, пожалуйста.Организация на УСН (д-р).Есть у предприятия спецтехника, заправляем ее карточками по договору поставки ГСМ.Но по необъяснимой причине (очень было срочно нужно, как говорит руководитель) заправили технику по карточке третьего лица.Как нам теперь быть?Не учесть его не получается, моточасы не списать, если учесть, то на основании чего нас заправили со стороны?как это можно документально оформить, если можно...ума не приложу, что с этим можно сделать.Заранее благодарна всем откликнувшимся.